VIESTINTÄ VAPAAEHTOISILLE

Toimiva viestintä on osa vapaaehtoisten sitouttamista. Kun viestintä vapaaehtoisille toimii, vapaaehtoiset pysyvät toiminnassa mukana, tuntevat olevansa arvostettu osa organisaatiota ja kokevat osaltaan edistävänsä tavoitteiden saavuttamista. He saavat monipuolista tietoa toiminnasta ja voivat halutessaan osallistua siihen monin eri tavoin. He ovat myös tietoisia muutoksista ja osaavat varautua tulevaan. Hyvä viestintä vapaaehtoisille on siis erittäin oleellista!

Miten organisaation vapaaehtoisille sitten on hyvä viestiä? Miten heidät pidetään ajan tasalla? Miten heidät saadaan tulemaan talkoisiin, tapaamisiin ja tapahtumiin?

Hyvä suunnittelu on valttia myös viestittäessä vapaaehtoisille. Kannattaa valita toimivat viestintäkanavat, varmistaa, että yhteyttä pidetään riittävän usein mutta ei liikaa, ja koordinoida, kuka mistäkin vastaa.

Monikanavaisuus viestinnässä

Jos vapaaehtoiset ovat eri ikäisiä ja tulevat monenlaisista taustoista, he mitä luultavimmin käyttävät hyvinkin erilaisia viestintäkanavia. Saattaa olla, että yksi käyttää pelkkää sähköpostia, toinen kännykkää, kolmas lankapuhelinta, neljäs perinteistä postia, ja viides lukee kaiken sosiaalisesta mediasta tai intranetistä. Kaikki hoitavat erilaisia tehtäviä ja tahtovat olla eriasteisesti mukana. Miten ihmeessä tällaiseen ryhmään pidetään helposti yhteyttä?

Ei pidetäkään. Koordinaattori, yhteyshenkilö tai viestintäihminen saa todennäköisesti paljon aikaa kulumaan siihen, että viestii asioista eri kanavilla, tai sitten – mikä on ehkä järkevämpää – keskittyy muutamaan kanavaan. Tässä kannattaa kuitenkin muistaa, että osa ihmisistä putoaa pois toiminnasta, jos kutsut vaikkapa tapahtumiin, työpajoihin tai talkoisiin eivät tavoita kaikkia. Aina on esimerkiksi niitä, joilla ei ole halua tai mahdollisuutta käyttää sähköpostia. Vapaaehtoistoiminnan sosiaalisten vaikutusten vuoksi olisi siksi tärkeää viestiä sähköpostin lisäksi vapaaehtoisille myös jollakin muulla tavalla, esimerkiksi puhelimitse.

Kannattaa miettiä, mitä kanavia yhteisön omat vapaaehtoiset käyttävät eniten. Yhteystietolistasta näkee, onko ihmisillä esimerkiksi ylipäätään sähköpostia. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksessa olemme keskittyneet selvästi eniten sähköpostiin. Kuukausittainen viestintä kaikille vapaaehtoisille tai toiminnasta kiinnostuneille tapahtuu sähköpostitse lähetettävällä uutiskirjeellä. Kutsut tietyn tyyppisistä tehtävistä kiinnostuneille ryhmille lähtevät useimmiten ensin sähköpostilla.

Sähköpostit päätyvät kuitenkin monella suoraan roskakoriin, joten tärkeissä tapauksissa on hyvä ottaa käyttöön useampi kanava. Kierrätyskeskuksessa lähetetään yleensä ensin sähköpostia ja sen jälkeen tarvittaessa soitellaan perään. Puhelimella tavoittaa ihmiset useimmiten paremmin. Suora yhteydenpito myös muistuttaa vapaaehtoista siitä, että hänen panoksensa on oikeasti tärkeä, eikä häntä ole unohdettu.

Joskus hyvä ajatus voi myös olla soittelukierros vanhoille vapaaehtoisille, jotka eivät enää ole aktiivisia. Sitä kautta saattaa saada myös palautetta siitä, miksi toiminnasta jäädään pois: menikö joku esimerkiksi pieleen viestinnässä, vai olivatko tehtävät vääränlaisia.

Verkkosivuilla tai intranetissä voi olla esimerkiksi vapaaehtoistoiminnan ajankohtaispalsta, jossa voit kertoa vapaaehtoisille yleisistä vapaaehtoisasioista. Jos intranetissä on toimipisteillä tai toiminnoilla omia tiedotuskanavia, esimerkiksi ilmoitustauluja, vapaaehtoisia voi kannustaa seuraamaan myös näitä. Intraa seuraavat kuitenkin tavallisesti vain vakituisimmat vapaaehtoiset, eikä kaikilla ole tietokonetta käytössä.

Verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa voi ilmoittaa sellaisista asioista, jotka ovat luonteeltaan julkisia. Esimerkiksi kaikille avoimet kutsut ja avoimet tehtävät sopivat hyvin julkisille sivustoille. Myös monille jo toiminnassa mukana oleville vapaaehtoisille ilmoitus Facebookissa saattaa olla kimmoke vaikkapa tulla mukaan tapahtumaan.

Posti voi joissakin tilanteissa toimia kampanjanomaisesti. Esimerkiksi muistaminen juhlien aikaan tai kutsun lähettäminen vapaaehtoisten tapaamisiin tai muihin tärkeisiin tilaisuuksiin voi olla mukava ele.

Tehtävien jakaminen viestinnässä

Kun vapaaehtoiseen pitää yhteyttä säännöllisesti useampi henkilö (esimerkiksi koordinaattori, viestintäihminen ja yhteyshenkilö), näiden ihmisten väliset vastuut kannattaa jakaa selkeästi – ja pitää huolta, että tieto heidän välillään kulkee! Muuten voi käydä niin, että vapaaehtoinen saa samoja viestejä monelta eri taholta tai joskus jopa ristiriitaisia tietoja. Toinen saattaa vaikka kutsua vapaaehtoisia talkoisiin samana päivänä kuin vapaaehtoinen on jo toisen kanssa sopinut menevänsä hoitamaan jotakin toista tehtävää.

Henkilöllä, joka on vapaaehtoisen kanssa arjessa tekemisissä, on tärkeä rooli viestinnässä. Tärkeät asiat kannattaa tiedottaa hyvin yhteyshenkilöille, jotta nämä voivat vapaaehtoisen tavatessaan varmistaa, että asiat ovat menneet jonkin tiedotuskanavan kautta perille. Vaikka jostakin asiasta olisikin jo kerrottu sähköpostilistoilla ja muita kanavia pitkin, voi yhteyshenkilölle tärkeissä tapauksissa antaa tehtäväksi toimittaa esimerkiksi tapahtuman kutsun tai tiedotteen paperisena vapaaehtoiselle tämän tullessa paikalle.

Haasteellista varsinkin isommassa organisaatiossa voi olla pysyä kärryillä siitä, mitä kaikkea yhteyshenkilö tiedottaa vapaaehtoisille ja miten. Ristiintuuttaus hämmentää vastaanottajaa.

Säännöllisyys on tärkeää

On hyvä varmistaa, että vapaaehtoisiin muistetaan ottaa säännöllisesti yhteyttä, vaikka akuutteja asioita ei olisikaan. Esimerkiksi uutiskirje on yksi tapa varmistaa, että vapaaehtoisiin tulee pidettyä yhteyttä säännöllisesti. Jos uutiskirjeitä ei lähetetä, ajoittainen muu yhteinen sähköposti, tekstiviesti tai kirje esimerkiksi kerran kuussa muistuttaa organisaation olemassaolosta ja pitää vapaaehtoisen yhteydessä siihen. Jos yhteisössä tuotetaan säännöllistä paperista lehteä tai muuta julkaisua, vapaaehtoiset kannattaa tietenkin liittää postituslistalle.

Kannattaa myös järjestää vähintään vuosittain tapahtumia, joissa on jotain kivaa, esimerkiksi ruokaa, mukava paikka ja ohjelmaa. Niissä on hyvä tutustua, luoda ryhmähenkeä – ja tiedottaa tärkeistä asioista! Tällaisia tapaamisia voi järjestää muuten vain säännöllisesti, tai jonkin isomman muutoksen tai asian tullessa esiin. Aihehan voi olla vaikka pikkujoulut, mutta tilaisuuden motiivi voi olla lisäksi myös jokin muu kuin juhliminen. Eli ensin asiaa, sitten pipareita.

Viestinnän jakaminen osiin

Voit miettiä, miten jaat viestinnän vastuut, sekä miten viestiminen jakautuu vuoden varrelle ja eri viestintäkanavien kesken. Voit pohtia esimerkiksi näitä asioita:

• Kuka mitäkin hoitaa? Kenellä on viestintävastuu mistäkin asiasta tai milläkin tasolla? Esimerkiksi kuka hoitaa arkiviestinnän ja tehtävistä sopimisen, kuka lähettää kutsut tapaamisiin ja muihin tapahtumiin, ja kuka hoitaa rekrytoinnin ja yleisen tiedottamisen?
• Kuinka usein mitäkin edellä mainituista asioista tehdään? Viestiähky voi olla yhtä paha asia kuin viestintävajekin.
• Miten muut saavat tietää siitä, mitä kukakin tekee?
• Mitä kautta viestitään? Tarvitaanko etanapostia? Miten sähköpostilistoja hallitaan (sähköiset työkalut vs. perinteiset listat)? Tarvitaanko ryhmätekstiviestipalveluita?
• Miten halutaan pyytää palautetta?

Myös vapaaehtoisille itselleen näiden asioiden pitäisi näkyä selvästi. Viestissä on hyvä ilmaista, onko kyse henkilökohtaisesta viestistä, yhteisestä uutiskirjeestä tai kutsusta, ja keneltä viesti tulee. Jos viestijöitä on monta, muista kertoa myös vapaaehtoisille, keitä nämä ihmiset ovat, ja minkälaisissa asioissa kukin heistä viestii.

Muista kiittäminen ja tiedottaminen

Viestittäessä vapaaehtoisille on tärkeää myös tiedottaa jatkuvasti siitä, mitä kaikkea vapaaehtoiset tekevät organisaatiolle. Vapaaehtoisia kiinnostaa oman toimintansa vaikuttavuus ja kokonaiskuva, josta heidän voi olla vaikea itse saada tietoa yksittäisessä tehtävässä pakertaessaan. Tilastotieto, kertomukset ja kiitos ovat tärkeitä asioita! Kannattaa pitää huolta siitä, että niitä on säännöllisesti viesteissä mukana.

Myös koko organisaatiota koskevista yleisistä asioista kannattaa aika ajoin kertoa, vaikka ne eivät suoranaisesti liittyisikään vapaaehtoistoimintaan. Vapaaehtoinenhan on mukana toiminnassa, koska hän tahtoo edistää organisaation päämääriä. Näkökulmaa kannattaa siis laajentaa vapaaehtoistoiminnasta muuhunkin organisaatiolle tärkeään. Voit lähettää vapaaehtoisille esimerkiksi vuosikertomukset, lehdet, jouluterveiset, yleiset tiedotteet – kaiken sen, mikä nyt ikinä juuri tässä organisaatiossa onkaan keskeistä.