VAPAAEHTOISTOIMINTA NÄKYVIIN INTRANETISSÄ

Jos organisaatiossa on intranet, sitä kannattaa hyödyntää myös viestittäessä vapaaehtoistoiminnasta talon sisällä.

Kenelle sisältöä tarvitaan?

Voit aloittaa miettimällä, kenelle tietoa tarvitaan. Kuka voi luontevasti saada tietoa intranetin kautta?

• Haluatko hyödyntää intraa tiedottaessasi vapaaehtoisille itselleen vapaaehtoistoiminnan käytännöistä ja ajankohtaisista asioista? Onko sitä kautta kätevä kerätä palautetta tai hoitaa tapahtumiin ilmoittautuminen?
• Onko intra luonteva kanava kertoa henkilökunnalle vapaaehtoistoiminnasta?
• Käyttävätkö vapaaehtoisten kanssa toimivat vastuuhenkilöt intraa, tai voisiko heidät saada käyttämään sitä?

Jos vapaaehtoistoimintaa tehdään etänä ja intraa käytetään esimerkiksi kotikoneelta, kirjautumiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. On hyvä miettiä, voiko kaikille vapaaehtoisille antaa samat käyttäjätunnukset, vai tarvitseeko jokainen omat. Yhteiset tunnukset helpottavat ylläpitäjän työtä, varsinkin jos vaihtuvuus on suurta. Vastuuhenkilöille suunnatut sivut voivat tarvittaessa näkyä vain rajatulle joukolle.

Kun haluat, että ihmiset kokeilevat uutta intraa tai muuta järjestelmää tai vaikka lukevat uudistettuja sivuja, voit keksiä porkkanaksi vaikkapa tietokilpailun, jonka kysymysten vastaukset löytyvät sivuilta. Laadi pari helppoa kysymystä ja ideoi jokin mukava palkinto!

Selkeä rakenne ja ulkoasu

Selkeys on valttia. Jos pääset vaikuttamaan intranetin rakenteeseen ja ulkoasuun, voit esimerkiksi käyttää kuvallisia symboleja käyttöliittymässä. Tällaiset elementit helpottavat tiedon etsimistä sekä keventävät ulkoasua ja tekevät siitä mielenkiintoisen. Erityisesti vapaaehtoisten omilla sivuilla kuvat ja kevyempi tyyli toimivat usein hyvin.

Jos yhteisössä on ennestään intranet, kannattaa miettiä, mihin valmiissa rakenteessa vapaaehtoistoiminnan sisällöt luontevimmin sopisivat, ja mistä ne löytyisivät helpoimmin. Voisiko esimerkiksi heti etusivulla olla otsikko tai symboli ”Vapaaehtoisille”? Keskustele ja tee yhteistyötä viestinnästä vastaavien henkilöiden kanssa.

Sisältö intranetissä

Intranetissä päivitys on suhteellisen helppoa, joten se on usein luonteva paikka viestiä käytännöistä. Jos asiaa on paljon, on erityisen tärkeää miettiä, miten tieto parhaiten löytyy. Suunnittele siis valikot huolella ja laita sivuille paljon väliotsikoita!

Voit suunnitella intranetin sisältöä rinnakkain painettujen esitteiden ja oppaiden kanssa tai hyödyntää valmiita julkaisuja. Julkaisut voivat toimia intranetin liitetiedostoina, mutta tärkeimmät asiat on yleensä hyvä sijoittaa lisäksi myös suoraan sivuille, jotta kiireisemmätkin käyttäjät ehtivät lukea ne. Jos erilaisia tulostettavia tiedostoja on paljon, voi olla hyvä idea koota nämä kaikki myös erilliselle koostesivulle niitä varten, joiden ei enää tarvitse kerrata ohjeita.

Erityisesti vapaaehtoisten omat sivut kannattaa rakentaa kevyehköiksi, jos haluat jonkun lukevan niitä. Vastuuhenkilöiden voi olettaa jaksavan lukea hieman yksityiskohtaisempiakin ohjeita. Kannattaa kuitenkin välttää liian raskaita kappaleita ja ylipitkiä sivuja.

Intraan voi myös laatia henkilökuntaa varten lyhyen esittelyn vapaaehtoistoiminnasta: millaista vapaaehtoistyötä organisaatiossa tehdään, ja miten se hyödyttää organisaatiota sekä vapaaehtoista itseään. Tämä on yksi tapa ennaltaehkäistä vapaaehtoistoimintaan liittyviä väärinkäsityksiä, hälventää ennakkoluuloja ja edesauttaa henkilöstön ja vapaaehtoisten mahdollisimman sujuvaa vuorovaikutusta. Ks. myös kohta Sisäinen viestintä.