SISÄINEN VIESTINTÄ
Kun yhteisön kaikille ihmisille onnistutaan viestimään vapaaehtoistoiminnasta kattavasti, vapaaehtoiset otetaan paremmin mukaan yhteisöön. Myös henkilöstö tuntee talon vapaaehtoistoiminnan ja kokee sen osaksi kokonaisuutta. Muutokset ja tapahtumat tulevat kaikkien tietoon, kehitysideat saadaan talteen, ja kaikki sujuu jouhevammin.
Periaate on yksinkertainen: tuuttaa mahdollisimman monia kanavia pitkin riittävän usein ja siellä, missä ihmiset ovat. Entä miten tämä käytännössä sitten tapahtuu?
Vapaaehtoistoiminta osana talon viestintäkulttuuria
Palavereissa ja tapaamisissa kannattaa käsitellä ajankohtaisia vapaaehtoisasioita säännöllisesti. Myös työntekijöiltä on hyvä kerätä palautetta vapaaehtoistoiminnasta. Voit myös järjestää heille esimerkiksi infotilaisuuksia ja ideointitapaamisia.
Vapaaehtoistoiminnan tapahtumista ja muutoksista kannattaa tiedottaa samalla tavalla kuin henkilökuntaakin koskevista asioista. Voit esimerkiksi hyödyntää henkilökunnan yhteistä sähköpostilistaa, infotaulua, intranettiä ja yhteisiä palavereita.
Vapaaehtoistoiminnan näkökulma on myös hyvä ottaa huomioon, kun kehitetään yhteisiä tiedotuskanavia, esimerkiksi intranettiä tai infomateriaaleja. On tärkeä muistaa, että vapaaehtoistoiminnasta tietoa tarvitsevat sekä vapaaehtoiset itse että henkilökuntakin.
Tavoitteeksi voi ottaa, että vapaaehtoistoiminta tulisi osaksi talon koko viestintäkulttuuria: kun kaikkia koskevista asioista viestitään, ei esimerkiksi puhuttaisi vain työntekijöistä, vaan muistettaisiin mainita myös vapaaehtoiset – tai sitten käytettäisiin neutraalia sanaa, joka kattaa kaikki.
Positiivinen viestintä sitouttajana
Työyhteisölle kannattaa viestiä toiminnan vaikuttavuudesta esimerkiksi kerran kuussa. Kun työntekijät ovat tietoisia vapaaehtoistoiminnan merkityksestä ja lisäarvosta, he osaavat suhtautua vapaaehtoisiin arvostavasti. Voit myös nostaa esiin positiivisia asioita vapaaehtoistoiminnasta: mukavia palautteita, hauskoja tarinoita sekä muuta persoonallisempaa ja vähemmän virallista.
Myös henkilökunnan perehdyttäminen vapaaehtoistoimintaan ja sen käytäntöihin on osa henkilökuntaviestintää.
Monta kanavaa käyttöön
Sisäiseen viestintään tarvitaan sopivat kanavat. Useimmissa organisaatioissa ne ovat jo olemassa vapaaehtoistoiminnasta riippumatta. Kun suunnittelet sisäistä viestintää, voit miettiä, tarvitaanko esimerkiksi intranetissä lisää palvelintilaa, tai täytyykö rahaa varata oman kuukausitiedotteen tai henkilökuntalehden tekemiseen tai erillisen perehdytysmateriaalin tuottamiseen.
Henkilökuntalehdet ja erilaiset kausittaiset tiedotteet eivät välttämättä tavoita kaikkia. Sähköpostitiedotteetkaan eivät kenties tässä onnistu, tai ne luetaan huolimattomasti. Kuten muussakin viestinnässä perussääntö onkin, että tärkeissä asioissa toisto kannattaa: laita tärkeät asiat aina sekä erilliseen tiedotteeseen että kausitiedotteeseen ja toista ne mahdollisesti vielä palavereissa kaikille.
Myös mahdolliset kielirajoitteet on hyvä huomioida: usein viesti ei mene perille, koska sitä ei ymmärretä. Sano tarvittaessa asiat selkokielellä. Ks. Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskuksen VETY-hankkeen julkaisu Vinkkejä selkeään tekstiin (kierratyskeskus.fi). Viesti menee usein myös paremmin perille puhuttuna kuin kirjoitetussa muodossa. Kannattaa mennä mukaan palavereihin tai pyytää asioista perillä olevaa henkilöä jakamaan tietoa kokouksissa.
Myöskään kahvipöytä- ja käytäväkeskustelujen merkitystä ei kannata aliarvioida. Vapaaehtoistoiminnasta keskusteleminen kasvokkain ei ole koskaan hukkaan heitettyä aikaa, vaan olennainen osa sisäistä viestintää.
Kielteisistä asioista kannatta viestiä avoimesti
Mahdollista kielteistä suhtautumista ei voi täysin muuttaa pelkällä viestinnällä. Paljon voi kuitenkin tehdä varsinkin ennakkoluulojen hälventämiseksi. Positiivisia faktoja on hyvä erityisesti korostaa ja tuoda esiin kaikessa sisäisessä viestinnässä. Kielteisiäkään asioita ei silti kannata lakaista maton alle. Erityisesti muutostilanteissa on tärkeää, että ihmisillä on tilaisuus myös kriittisten mielipiteiden esiintuomiseen. Kriittiset mielipiteet eivät katoa minnekään sillä, että niitä ei kuunnella. Avoin ja nopea viestintä on myös vapaaehtoistoiminnassa kaiken a ja o.