Vapaaehtoisten rekrytointi

Miten löytää sopivia ja sitoutuneita vapaaehtoisia? Mikä rekrytoinnissa toimii, mikä ei? Mitä rekrytoinnissa ainakin kannattaa muistaa?

Rekrytointi kannattaa suunnitella ja mitoittaa käytettävissä olevien resurssien, kohderyhmän ja kiireellisyyden mukaan. Hyödynnä olemassa olevat tiedotuskanavat ja tiedota vapaaehtoistehtävistä esimerkiksi verkkosivuilla kuten toimeksi.fi Avoimet vapaehtoistehtävät, sosiaalisen median kanavissa. Mediajulkisuutta voi hakea erilaisilla keinoilla, esimerkiksi keksimällä repäiseviä vapaaehtoistehtäviä tai järjestämällä hauskoja tempauksia.

Tehtävät, joissa vapaaehtoinen pääsee tuottamaan iloa toisille, mielletään usein perinteiseksi vapaaehtoistyöksi. Monella on motivaatio nimenomaan tämäntyyppiseen toimintaan, ja siksi sitä on helppo myös mainostaa innostavasti. Jos tarjolla oleva tehtävä poikkeaa paljon tästä mielikuvasta eikä toisaalta ole myöskään riittävän repäisevä ja poikkeuksellinen, sen mainostaminen voi vaatia enemmän suunnittelua.

On hyvä tiedostaa, että aina ei voi onnistua. Kohderyhmiä voi olla vaikea löytää, yhteisön seuraajissa ja uutiskirjeiden saajissa ei ehkä ole tehtävään sopivaa porukkaa, tai harrastajajoukkoja ei ole helppo tavoittaa.

Kannattaa miettiä, missä vaiheessa mihinkin tehtävään rekrytoidaan, niin että löydetyille vapaaehtoisille varmasti riittää mielekästä tekemistä, ja käytännöt ovat riittävän valmiita. Vapaaehtoisia ei kannata rekrytoida tehtäviin, joissa heitä ei välttämättä tarvita. Mikään ei ole vapaaehtoiselle turhauttavampaa kuin olla tarpeettomana paikalla. Jos tehtävään tarvitaan kymmenen vapaaehtoista, ei siis kannata rekrytoida kahtakymmentä. Myöskään yhteiskunnan palkkatyönä tuottamiin, lakisääteisesti tarjottaviin palveluihin ei ole mieltä rekrytoida vapaaehtoisia.

Kootut rekrytointivinkit

Seuraavassa muutamia Pääkaupunkiseudun kierrätyskeskuksen VETY-hankkeen kokoamia vinkkejä onnistuneeseen rekrytointiin:

Vinkki 1: Puskaradio on ystävä

Iso osa vapaaehtoisista löytyy kuuluisan puskaradion kautta. Välillä eri rekrytointitapojen tehokkuutta onkin siksi vaikea seurata: ihmiset eivät edes muista, mitä kautta ovat kuulleet tietystä tehtävästä. Mitä tästä voi oppia? Tuuttaa tietoa joka paikassa, kyllä jotain kautta nappaa kuitenkin.
Merkitystä on myös sillä, miten vapaaehtoiset viihtyvät. Usein parasta mainosta vapaaehtoistoiminnalle on innokas vapaaehtoinen, joka mainostaa toimintaa ystävilleen.

Vinkki 2: Ole kärsivällinen, älä kiirehdi äläkä yritä liikaa

Liian nopeasti ei kannata laskea löytävänsä vapaaehtoisia. Aloita siis rekrytointi hyvissä ajoin. Älä esimerkiksi julkaise ilmoitusta vasta viikkoa ennen tapahtumaa. Tehtävä saattaa löytää tekijänsä vasta pitkän ajan kuluttua, mutta sitä kannattaa silti pitää auki.

Vinkki 3: Hanki julkisuutta

Kannattaa keksiä houkuttimeksi jotain hauskaa ja repäisevää, minkä avulla saadaan vapaaehtoistoiminnalle julkisuutta. Se voi olla vaikkapa tempaus tai hauska vapaaehtoistehtävä. Usein keveys voi myydä maailmanparannuspaatosta paremmin!
Mieti, mikä voisi olla yhteisössäsi sellaista, millä voisi helposti saada medianäkyvyyttä. Esimerkiksi kierrätyskeskuksessa julkisuutta haettiin tietoisesti matokompostointitehtävillä.

Matojen hoitajia ja matoeksperttejä toki myös oikeasti tarvittiin, mutta sen lisäksi haluttiin hyödyntää matojen viihdearvo

Sellainen ristiriitainen hahmo kuin mato, joka ällöttää toisia ja kiinnostaa toisia, oli hyvä tapa tuoda esiin sekä ympäristöasioita että Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistehtäviä. Hauskat rekrytointi-ilmoitukset olivat nekin tärkeitä, mutta eniten tunnettuutta toi matokompostointikoulutuksen järjestäminen. Ennen koulutusta lähetettiin tilaisuudesta tiedote, joka käsitteli myös yleisemmin matokompostoinnin hyötyjä hieman pilke silmäkulmassa. Madot saivat paljon mediatilaa: tiedotteen jälkeen sekä radio että lehdet kiinnostuivat matojen elämästä. Saimme mainosta niin ympäristöasioille, kierrätyskeskukselle kuin talon vapaaehtoistoiminnallekin. Juttujen ja radiohaastattelujen jälkeen kurssille ilmoittautui matokompostoijia niin paljon, että kursseja tarvittiin heti toinenkin.

Kannattaa myös rohkeasti tarjota juttuja paikallislehtiin. Niissä voi myös ilmoitella avoimista tehtävistä. Kun vantaalainen sanomalehti julkaisi jutun siitä, että kierrätyskeskus etsii ohjaajia suomen kielen kerhoille Vantaalla, ohjaajia tuli parissa päivässä jopa paljon tarvittua enemmän. Sosiaalinen, selvästi palkitseva ja suoraan toisia ihmisiä hyödyttävä tehtävä vastasi perinteistä mielikuvaa mukavasta ja tärkeästä vapaaehtoistoiminnasta. Ihmisiltä tuntui löytyvän halua auttaa maahanmuuttajia kielen oppimisessa ja kotoutumisessa.

Vinkki 4: Järjestä kursseja tai tutustumis- tai starttipäiviä

Kiinnostuneille avoimet starttipäivät ja koulutukset ovat erinomainen tapa houkutella vapaaehtoisia mukaan toimintaan. Tietty päivä, jolloin muitakin aloittajia tulee paikalle, saa epäröivätkin helpommin ottamaan yhteyttä.

Kierrätyskeskuksessa toimiviksi ovat osoittautuneet etenkin sellaiset starttipäivät tai kurssit, joilla on jokin yhteys tiettyyn tehtävään, ja joissa pääsee jo vähän tekemään jotain konkreettista ja oppii uutta

Ne toimivat helppona matalan kynnyksen tapana astua mukaan vapaaehtoistoimintaan ja kokeilla, tuntuuko se kiinnostavalta. Samalla aloittajien perehdytys helpottuu, koska saa monta ihmistä paikalle yhtä aikaa. Tietyn päivän mainostaminen on myös helpompaa kuin yksittäisen tehtävän markkinointi tyyliin “soita tänne joskus, aina tarvitaan väkeä”. Haasteena tietenkin on, että lukkoon lyöty aika ei sovi kaikille

Vinkki 5: Käytä porttitehtäviä

Erilaiset hauskat tapahtumat ja kurssit tai helposti julkisuutta saavat tehtävät voivat houkutella ihmisiä mukaan. Jos tiettyyn tehtävään on enemmän tarjokkaita kuin siihen voidaan ottaa, ilman tekemistä jääviä ihmisiä kannattaa houkutella muihin tehtäviin. Innostuttuaan organisaation toiminnasta tietyn tehtävän myötä ihmiset voivat todennäköisemmin kiinnostua muistakin tehtävistä.Kierrätyskeskuksessa esimerkiksi Lennu Liito-oravien valmistus oli kevyt ja hauska aloitustehtävä. Lennuille löytyi sekä kaavojen laatija että monta ompelijaa. Hellyttävien liito-oravien ompeleminen oli tärkeää ympäristökasvatusta tukevaa toimintaa. Samalla se toimi hauskana vapaaehtoistoiminnan houkuttimena ja sai monet ihmiset myös muiden kädentaitotehtävien pariin.

Erilainen panostus eri tyyppisiin tehtäviin

Rekrytointiin käytettävä aika ja resurssit vaihtelevat paljon sen mukaan, mitä halutaan saavuttaa, ja miten paljon resursseja on käytettävissä. Mieti, millainen tarve ja aikataulu on, ja mitoita rekrytointi sen mukaan.

Jos vapaaehtoisia tarvitaan paljon ja / tai nopeasti, kannattaa harkita rahan käyttämistä rekrytointiin, jotta tavoitteisiin todella päästään. Mutta kiireettömässä tilanteessa, varsinkin jos käytössä on jo hyviä valmiita kanavia (esimerkiksi Facebook, sähköpostilistat ja yhteistyöverkostot), rekrytointi voi sujua henkilötyötunteja lukuun ottamatta liki ilmaiseksikin. Onnistumisessa auttavat sattuma, organisaation tunnettuus, kekseliäisyys ja hyvä suunnittelu. Kun kohdistaa rekrytoinnin oikeanlaiselle yleisölle, se on tehokasta.

Alla on joitakin suuntaa antavia vinkkejä siihen, miten paljon rekrytointiin voi erilaisissa tilanteissa panostaa.

Askel 1: Kiireetön rekrytointi

Voidaanko tehtävään ottaa vapaaehtoinen, mutta ei ole akuuttia tarvetta tai tiettyä päivää, esimerkiksi tapahtumaa, jolloin vapaaehtoista tarvitaan? Silloin vähempikin panostus usein riittää. Voit aloittaa esimerkiksi kokeilemalla näitä:

Julkaise ilmoitus verkkosivujen ajankohtaispalstalla.
Julkaise ilmoitus Facebookissa ja Twitterissä.
Lähetä ilmoitus vapaaehtoisten sähköpostilistalle tai mahdollisiin uutiskirjeisiin, jos kohderyhmä on sopiva.

Usein näilläkin keinoilla voi löytää vapaaehtoisia. Facebook ja verkkosivut saattavat olla aivan riittäviä rekrytointikanavia, jos seuraajia ja sivuilla kävijöitä on paljon. Tätä kautta tavoitetut ihmiset ovat jo valmiiksi kiinnostuneita organisaatiosta, joten he ovat myös hyviä potentiaalisia vapaaehtoisia.

Eli: käytä hyväksi jo valmiit resurssisi, jo kiinnostuneet ja organisaatiosi ympärillä pyörivät ihmiset.

Askel 2: Ei kovin kiireellinen rekrytointi

Tarvitaanko tehtävään joku, mutta tarve ei ole suoranaisesti akuutti? Silloin voit harkita esimerkiksi näitä:

Ota ensin askel 1.
Ilmoita tehtävästä organisaation henkilökunnalle ja laita ilmoitus toimistosi / toimipisteesi seinälle paikkaan, jossa kävijät näkevät sen.
Hyödynnä myös sähköiset ilmoituskanavat toimipisteessäsi.
Käytä paikallisia vapaaehtoistoiminnan verkostoja ja verkkosivuja ilmoittamiseen (mm. Espoon Järjestöjen Yhteisön EJY ry:n ja Vapaaehtoistyö.fi sivut).
Mainosta tehtävää tapahtumissa ja tilaisuuksissa suullisesti ja paperilla. Yleinen lentolehtinen voi hyvin toimia ainoana jaettavana esitteenä, mutta tilaisuuksissa on hyvä olla mukana tieto siitä, mihin tehtäviin juuri nyt haetaan ihmisiä.

On tärkeää, että vapaaehtoistoiminta näkyy (julisteina, esitteinä, sähköisillä tauluilla) myös paikassa, jossa yhteisösi toimii. Näin satunnainenkin kävijä saa tiedon vapaaehtoistyön mahdollisuudesta. Vaikka hän ei itse olisi kiinnostunut, hän saattaa viedä viestiä eteenpäin.

Melkein kaikki edellisten askelten keinot rajoittuvat niihin, jotka ovat jo valmiiksi organisaatiosta kiinnostuneita. Jos heitä ei vielä ole kovin paljon, ja jos näkyvyyttä yritetään saada laajemmalti, on yleensä hyvä turvautua muihin keinoihin – eli ottaa myös askel 3.

Askel 3: Tehostettu rekrytointi

Onko vapaaehtoiselle akuutti tarve, tai onko jokin tietty päivä tai tapahtuma, jolloin vapaaehtoista tarvittaisiin? Silloin rekrytointiin kannattaa panostaa! Mieti, olisiko apua esimerkiksi tällaisista keinoista:

Ota askeleet 1 ja 2.
Etsi kohdennettuja tahoja, joiden jäseniä, lukijoita tms. ilmoitus voisi kiinnostaa. Tätä varten kannattaa tehdä ajatustyötä ja selvittää, mitkä ovat ne kanavat, joita tehtävästä potentiaalisesti kiinnostuneet seuraavat. Mieti, ketkä ovat kohderyhmää: ovatko he esimerkiksi nuoria, vanhoja, keski-ikäisiä, naisia, miehiä, molempia, harrastavatko he jotain tiettyä asiaa, missä he asuvat, missä he käyvät, mitä he lukevat tai kuuntelevat?

Kohdennetusta rekrytoinnista Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistoiminnassa on monessa tapauksessa hyviä kokemuksia. Jos oikea sähköpostilista tai harrastusporukka löytyy, voi rekrytointi olla erittäin helppoa. Joskus oikean porukan löytäminen kuitenkin vaatii työtä.

Muita keinoja, joita kannattaa harkita tapauskohtaisesti:

Laadi ilmoituksia ja juttuehdotuksia medialle tai muiden organisaatioiden tiedotteisiin ja uutiskirjeisiin. Julkisuus toimii hyvänä rekrytointikeinona.
Tee tehtävästä lentolehtinen, tulostettava ilmoitus, juliste tms. ja jaa sitä harkintasi mukaan siellä missä potentiaaliset vapaaehtoiset voisivat liikkua.
Mainitse tehtävistä muissa organisaation uutiskirjeissä, esitteissä, tapahtumissa ym.

Kokemuksia eri rekrytointikeinojen tuloksellisuudesta

Kierrätyskeskuksessa eniten on panostettu sähköiseen rekrytointiin verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Ei siis ole ihme, että se on ollut tuloksellisinta. Se on myös hyvin helppoa ja halpaa; jos kanavat ovat muutenkin olemassa, se on lähes ilmaista. Jotta tavoitetaan monipuolisesti erilaisia ihmisiä, kannattaa kuitenkin panostaa muuhunkin.

Maksettua mainontaa olemme tehneet hyvin vähän, eikä se ole tuloksellisuudessaan ollut läheskään yhtä tehokasta. Se kuitenkin auttaa tavoittamaan yleisöjä, joihin ei muuten saisi yhteyttä. Esimerkiksi painettu media voi joskus olla hyvä tapa löytää tietty kohderyhmä. Ilmoituksen voi esimerkiksi julkaista harrastelehdessä, jonka aihe on lähellä yhteisön vapaaehtoistoimintaa.

Seuraavassa kerrotaan tarkemmin eri rekrytointikeinojen tuloksellisuudesta Kierrätyskeskuksen vapaaehtoistoiminnassa:

Kierrätyskeskuksen verkkosivujen kautta tuli noin neljäsosa vapaaehtoisista. Etuna on, että Kierrätyskeskuksen sivuilla on paljon muitakin kävijöitä kuin ne, jotka etsivät vapaaehtoistyötä.
Arviolta jopa kymmenesosa vapaaehtoisista päätyi Kierrätyskeskukseen jonkinlaisen mediahuomion myötä.
Sosiaalisen median kautta tuli myös noin kymmenesosa vapaaehtoisista. Siellä kannattaa olla rohkea rekrytoinnissa ja tempauksissa!
Lisäksi hyödyllisiä rekrytointikeinoja olivat maksetut mainokset, tiedotteet sähköpostilistoilla, tiedotus verkostojen kautta (esimerkiksi Espoon Vapaaehtoisverkosto) ja mainostus erilaisissa tapahtumissa. Noin kolmasosa Kierrätyskeskuksen vapaaehtoisista löytyi näiden keinojen avulla.