ONGELMATILANTEET

Missä ihmiset kohtaavat, ilmenee väistämättä ristiriitoja. Niitä ei pidä pelätä, eivätkä ne ole merkki epäonnistumisesta. Erilaisista näkemyksistä tulee ongelma vasta silloin, jos niitä ei avoimesti käsitellä, ja jos niiden kohtaamiseen ei ole toimintatapoja tai osaamista. Usein keskustelu on tärkein työväline.

Voi olla avuksi työstää vastuuhenkilöiden käyttöön yhteisön tarpeisiin räätälöity konkreettinen ohje siihen, miten erilaisissa tilanteissa täytyy toimia. Varmista myös, että vapaaehtoinen tietää, kenen puoleen kääntyä ongelmatilanteessa.

Hyvät käytännöt ehkäisevät ongelmia

Ongelmien ennaltaehkäisyyn on aina hyvä panostaa. Vapaaehtoistoiminnassa tässä on avainasemassa onnistunut rekrytointi, oikean ihmisen löytäminen oikeaan tehtävään. Tämä on hyvä muistaa jo siinä vaiheessa, kun vapaaehtoistehtäviä mietitään. On tärkeää, että tehtävät olisivat selkeästi määriteltyjä, inhimillisen kokoisia ja mielekkäitä. Vapaaehtoiselle kannattaa alusta asti antaa realistinen kuva toiminnasta. Liian suuret odotukset syövät tehokkaasti sekä vapaaehtoisen että hänen kanssaan toimivien työntekijöiden motivaatiota. Totuudenmukaisuuteen kannattaa kiinnittää huomiota myös rekrytointimateriaaleissa, alkuhaastattelussa ja perehdytyksessä.

On myös tärkeää, että vapaaehtoisilla ja työntekijöillä on omat selkeät roolit, ja että molemmat tietävät, miten nämä roolit eroavat toisistaan.

Vapaaehtoinen tarvitsee kiitosta ja tukea. Hänen on myös tärkeä tuntea kuuluvansa yhteisöön.

Yhteisössä, jossa on sekä vapaaehtoisia että palkattua työvoimaa, henkilökuntaa on hyvä kouluttaa säännöllisesti vapaaehtoistoimintaan.

Varmista, että vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöiden tehtävät ovat selvillä, ja että vastuuhenkilöt saavat säännöllisesti kiitosta siitä, että hoitavat vapaaehtoistoiminnan onnistuneesti.

Jos huomaat, että arvostus ei välity riittävästi vapaaehtoisille, mieti, miten voisit edesauttaa henkilökunnan sitoutumista vapaaehtoistoimintaan. Onko henkilökunnalla esimerkiksi riittävästi aikaa vapaaehtoisten huomioimiseen? Onko toiminnan perustelut sisäistetty riittävän selkeästi? Ovatko vapaaehtoistoiminnan tavoitteet omalla vastuualueella selkeät?

Miten toimia erilaisissa ongelmatilanteissa

• Jos vapaaehtoinen ei viihdy talossa siksi, että työntekijä tai toinen vapaaehtoinen käyttäytyy sopimattomasti häntä kohtaan, asia täytyy selvittää silloin kyseisen henkilön kanssa.
• Jos vapaaehtoinen ei noudata vapaaehtoistoiminnan pelisääntöjä, on hyvä varmistaa, että hän on ymmärtänyt pelisäännöt ja sen, että hän on sitoutunut niihin tehdessään vapaaehtoisen sopimuksen. Kannattaa myös huolehtia siitä, että toiminnan käytännöt ovat vapaaehtoisen kannalta kunnossa.
• Jos vapaaehtoinen ei tee tehtäviä, joita hän on tullut tekemään, häneltä voi kysyä, mistä tämä johtuu. Onko tekemistä ehkä liikaa tai liian vähän? Jos tämänhetkisessä tehtävässä on liikaa tekemistä tai sitä ei ole riittävästi, voitte miettiä, olisiko jokin toinen tehtävä sopivampi. Vapaaehtoinen saattaa myös tarvita enemmän perehdytystä tai tukea.
• Jos vapaaehtoisen käytös on sopimatonta työyhteisössä tai asiakkaita kohtaan, voit varmistaa, että vapaaehtoinen on ymmärtänyt, millaista käytöstä häneltä odotetaan. Vapaaehtoiselle voi sanoa, että tapa, jolla hän on käyttäytynyt, ei ole yhteisössä sopiva, ja kertoa, miten hänen toivotaan käyttäytyvän.
• Jos ratkaisua ei löydy, tai jos ongelma jatkuu keskustelun jälkeenkin, voi vapaaehtoiselle kohteliaasti kertoa, ettei hän voi enää tehdä vapaaehtoistyötä tässä organisaatiossa. On hyvä arvioida ihmisen ja tilanteen mukaan, miten asian ilmaisee, mutta yleensä kannattaa kertoa syy rehellisesti.