MOTIVOINTI JA SITOUTTAMINEN

Miten motivoida vapaaehtoisia? Miten edistää vapaaehtoisten sitoutumista tehtäviin? Miten vahvistaa henkilökunnan motivaatiota vapaaehtoistoiminnan pyörittämiseen ja kehittämiseen? Tältä sivulta löydät seuraavat sisällöt motivointiin ja sitouttamiseen:

• Vapaaehtoisten sitouttaminen
• Vinkkejä vapaaehtoisen sitouttamiseen
• Henkilökunnan sitouttaminen

Vapaaehtoisten sitouttaminen

Toiminta tuottaa enemmän hyvää, kun vapaaehtoiset viihtyvät, hoitavat sovitut tehtävät ja ovat mukana kehittämässä toimintaa. Sitoutuneet vapaaehtoiset voivat olla ylpeitä vapaaehtoistyöstään ja kokea olevansa osa yhteisöä, ”juuri meidän vapaaehtoisia”. Sitoutumisen ei välttämättä tarvitse olla pitkäaikaista; vapaaehtoinen voi joissakin tehtävissä sitoutua vain esimerkiksi yhteen tapahtumaan kerrallaan.

Yksi tärkeimpiä asioita vapaaehtoisten sitouttamisessa on organisaation arvojen ja perustehtävän esiin tuominen. Miksi teemme tätä työtä? Miten vapaaehtoisten panos edistää sitä? Postimerkkien liimailu kirjekuoriin voi olla joko innostava tai turhauttava tehtävä riippuen siitä, ymmärtääkö vapaaehtoinen mikä merkitys hänen panoksellaan on. Maalaa vapaaehtoiselle kokonaiskuva kertomalla toiminnan tarkoituksesta, ja kerro kuinka tärkeä hänen osuutensa tässä kokonaisuudessa on. Pienet teot ovat suuria tekoja!

Vapaaehtoiset tulevat kuitenkin toimintaan mukaan monenlaisilla motiiveilla. Yksi haluaa parantaa maailmaa, toinen oppia uutta ja kolmas tutustua uusiin ihmisiin. Neljäs taas tulee mukaan, koska kaverikin tuli. Vapaaehtoisen motiivien selvittäminen on tärkeää, jotta hänelle löytyy tehtävä, jossa hän viihtyy ja johon hän haluaa panostaa.

Vapaaehtoisten sitouttaminen tarkoittaa myös kaikkia niitä tapoja toimia arjessa, joilla henkilöstö tukee vapaaehtoisia. Samalla kun huolehditaan, että arjen käytännöt toimivat, edistetään myös vapaaehtoisten sitoutumista. Tämä vaatii henkilökunnan työaikaa ja panostusta säännöllisesti.

Sitouttaminen on etenkin positiivista ja tavoitteellista otetta vapaaehtoisten kohtaamisessa. Vapaaehtoisia opastetaan mielekkään vapaaehtoistyön tekemisessä, ja heidät otetaan osaksi arkea ja toiminnan kehittämistä. On tärkeää, että yhteisössä on yhteinen käsitys siitä, mitkä asiat vapaaehtoisia sitouttavat, ja miksi näitä asioita on tärkeä tehdä.

Haasteena on, että niin tärkeää kuin positiivisen ilmapiirin luominen onkin, se voi arjessa unohtua helposti, kun keskitytään itse työhön. Positiivisuuden tulisi olla aitoa eikä väkinäistä. Ristiriitoja voi aina tulla; tärkeintä on valmius ratkoa niitä.

Toisaalta on hyvä myös tiedostaa, että toimintaan tulee mukaan varmasti myös sellaisia vapaaehtoisia, joille juuri tämä vapaaehtoistyö ei ehkä olekaan ominta

Vinkkejä vapaaehtoisen sitouttamiseen

• Kerro, mikä on organisaation tehtävä, ja mikä merkitys vapaaehtoisten panoksella on.
• Pidä tarjolla mielekkäitä ja selkeitä tehtäviä.
• Anna toiminnasta mahdollisimman realistinen kuva vapaaehtoiselle jo rekrytointivaiheessa. Suunnittele huolella haastattelukysymykset, jotta vapaaehtoisen odotukset ja motiivit selviävät. (Ks. kohta 2.1. Vapaaehtoisen alkuhaastattelu.)
• Varmista, että vapaaehtoinen tietää, mihin sitoutuu. Tässä auttavat muun muassa pelisäännöt ja vapaaehtoisen sopimus.
• Varmista riittävä perehdytys. Perehdytyksessä auttaa esimerkiksi se, että tärkeät asiat kootaan muistilistaperiaatteella paperille, josta perehdyttäjä rastittaa ne asiat, jotka on käyty läpi.
• Huolehdi siitä, että ilmapiiri on vastaanottava.
• Kysy vapaaehtoisen kuulumisia säännöllisesti.
• Kiitä ja arvosta vapaaehtoisia arjessa. Järjestä heille virkistystapahtumia. Voit myös muistaa heitä syntymäpäivänä tai lisätä kiitosmaininnan vapaaehtoisten panoksesta kuukausi- tai vuositiedotteeseen tai verkkosivuille.
• Ota vapaaehtoiset osaksi yhteisöä. Pyydä heidät mukaan yhteisiin koulutuksiin ja kahvihetkiin.
• Huolehdi siitä, että vapaaehtoinen saa riittävästi tukea.
• Ota vapaaehtoiset mukaan toiminnan kehittämiseen. Tee esimerkiksi palautekyselyjä vapaaehtoisille säännöllisin väliajoin.
• Jos kokoat tilastoja siitä, miten paljon vaikutusta vapaaehtoisten panoksella on, tämä on tärkeää tietoa myös vapaaehtoisille itselleen ja kertoo konkreettisesti, kuinka paljon he ovat saaneet aikaan.
• Huolehdi siitä, että talossa on selkeät käytännöt ja tarvittavat ohjeet mm. kulukorvauksista ja koulutuksiin osallistumisesta.
• Varmista, että tehtävänkuvat ja vastuut ovat selvillä. Pidä huolta siitä, että vapaaehtoisilla on mahdollisuus vaihtaa tehtävää halutessaan, kehittyä sekä jakaa osaamistaan.

Henkilökunnan sitouttaminen

Jos organisaatiossa on palkattua henkilökuntaa, työntekijöiden sitouttaminen on tärkeää, jotta toiminta onnistuisi. Tavoite on, että työntekijät näkevät vapaaehtoisten roolin osana yhteisön toimintaa ja tietävät, miksi yhteisössä on vapaaehtoisia. Tärkeää on myös, että työntekijät ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan vapaaehtoistoiminnan suhteen, ja toimivat sen mukaisesti.

Parhaimmillaan prosessi, jossa henkilökunnan sitoutumista vapaaehtoistoimintaan tuetaan, kohentaa samalla koko yleisilmapiiriä.

Jos vapaaehtoisen kanssa ovat arjessa tekemisissä muutkin kuin vapaaehtoistoiminnan koordinaattori, kannattaa varata aikaa siihen, että henkilökuntaa muistutetaan ja koulutetaan vapaaehtoistoiminnan periaatteista ja käytännöistä. Henkilökunnan sitoutumista vahvistaa, että vapaaehtoistoiminnan tavoitteet mietitään yhdessä. Vinkkejä sitouttamiseen:

• Huolehdi siitä, että henkilökunnalla on aikaa vapaaehtoisille. Tässä auttaa, että vapaaehtoistoiminta on otettu huomioon ihmisten työnkuvissa eikä vain ahdettu kaiken muun päälle.
• Muistuta säännöllisesti henkilökuntaa siitä, mitä hyötyä vapaaehtoisista on. Voit käyttää apuna esimerkiksi tilastoituja tuntimääriä tai muita mittareita.
• Kiitä työntekijöitä yhteistyöstä.
• Mieti keinoja palkita, kun tavoitteisiin päästään.
• Tee vapaaehtoiset näkyviksi organisaatiokaaviossa.
• Ratko tarvittaessa ristiriitoja.
• Kysy kehittämisideoita esimerkiksi osana työhyvinvointikyselyä. Anna positiivista palautetta kehittämisideoista. Kerro, kun käytät niitä apuna kehittämisessä.