VAPAAEHTOISTOIMINTA OSAKSI HENKILÖKUNNAN PEREHDYTYSTÄ
Jos järjestät vapaaehtoistoimintaa työntekijäyhteisössä, vapaaehtoistoiminnan perusasiat on hyvä ottaa osaksi uusien työntekijöiden perehdytystä. Lisäksi kannattaa järjestää kaikille työntekijöille ja vastuuhenkilöille säännöllinen kertaus- ja kehittämistilaisuus esimerkiksi 1-2 kertaa vuodessa. Samalla voidaan tarkistaa, mikä on jo hyvin, ja missä on vielä kehitettävää.
Toteutustapa
Perehdytysten toteutustapa kannattaa valita sen mukaan, mikä parhaiten toimii organisaatiossasi. Usein hyvä tapa on järjestää koulutustilaisuus. Voit valmistaa kouluttajan avuksi esimerkiksi Power Point -kalvosarjan, tehtäviä ja kouluttajan ohjeet.
Mieti, millä keinoilla koulutustilaisuuden sanoman saisi näkymään myös arjessa, jotta se ei jäisi vain juhlapuheen tasolle. Toimiva idea voi olla vaikkapa liittää mukaan rooliharjoituksia, joissa osallistujat pääsevät pohtimaan, miten he toimisivat vapaaehtoisen kanssa konkreettisissa tilanteissa. Näitä voidaan pohtia pareittain tai pienissä ryhmissä. Lopuksi on hyvä käydä yhdessä keskustelua aiheesta. Asiat jäävät paremmin mieleen, kun niitä pääsee miettimään rooliharjoitusten kautta.
Saattaa ehkä olla haastavaa löytää aikaa tai muita resursseja koulutustilaisuuksien järjestämiseen. Siksi tilaisuus kannattaa pitää tiiviinä ja valita mahdollisimman kiinnostavia aiheita ja työskentelytapoja. Kouluttajan motivaatio on tärkeä osa onnistumista.
Vaihtoehtoisesti perehdytyksen tueksi voi koota esimerkiksi perehdytysmapin tai vaikkapa tuottaa videon. Erilaisia keventäviä elementtejä (kuten kuvia tai visailuja) kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää.
Perehdytyksen sisältö
Perehdytys voi sisältää tietoa esimerkiksi seuraavista asioista:
- talon vapaaehtoistoiminta
- erilaiset motiivit tehdä vapaaehtoistyötä
- mitä kaikkea vapaaehtoiset tekevät meillä
- mitä hyvää vapaaehtoistyön avulla saadaan aikaan
- miten vapaaehtoisten kanssa toimitaan; kaikille ei ehkä esimerkiksi ole selvää, kuinka tärkeää on pyytää paikan päällä toimivat vapaaehtoiset mukaan yhteisiin palavereihin ja kahvihetkiin
On tärkeää, että kaikki työntekijät varmasti tietävät, mistä vapaaehtoistyössä on kysymys. Tämä auttaa ymmärtämään, miksi vapaaehtoisten käytännöt eroavat työntekijöiden käytännöistä, ja näin ennaltaehkäisee ristiriitoja. On olennaista, että työntekijät ymmärtävät, mikä voi ja mikä ei voi olla vapaaehtoisten vastuulla.
Kertaus- ja kehittämistilaisuuksissa voi palata aiempien perehdytysten sisältöihin. Lisäksi niissä voi ottaa esille ajankohtaisia aiheita ja tehdä yhdessä kehittämistyötä.
Säännöllisistä perehdytyksistä ja kertaustilaisuuksista huolimatta arjessa ilmenee aina kysyttävää. Siksi on hyvä kertoa, keneltä saa tarvittaessa lisätietoa.